20 cách sử dụng tính năng Copy Paste trong Excel

Tính năng Paste trong Excel không đơn thuần chỉ là thao tác “dán” dữ liệu. Lệnh Paste Special, cũng như các lựa chọn Paste khác trong Excel, sẽ giúp thực hiện nhiều tác vụ để giải quyết các vấn đề phức tạp. Bài viết này sẽ liệt kê 20 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel. Thành thạo các mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi làm việc.

Đọc dữ liệu số thành chữ trong Excel
Cách sửa lỗi file CSV tiếng Việt khi mở bằng Excel
15 hàm cơ bản được dùng nhiều nhất trong Excel

1. Dán với phép tính

Tính năng Paste Special cho phép sao chép số vào một ô mới đồng thời thực hiện tính toán trên số đó cùng một lúc. Cách thực hiện như sau:

Giả sử ta có 2 cột dữ liệu Năm N và Năm N-1, ta phải tính cột Chênh lệch = Năm N – Năm N-1. Trước tiên, bạn bôi đen toàn bộ số ở cột Năm N, nhấn Ctrl + C để sao chép và dán nó vào cột Chênh lệch (Ctrl +V).

Tiếp theo, bôi đen cột Năm N-1, nhấn Ctrl +C để sao chép. Sau đó, bôi đen lại cột Chênh lệch, nhấn chuột phải và chọn Paste Special.

Tại cửa sổ Paste Special, mục Operation, chọn phép tính bạn muốn thực hiện. Ở ví dụ này ta chọn phép trừ. Sau đó ấn OK.

Kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô Chênh lệch như sau:

2. Sao chép chiều rộng của cột

Tính năng Paste trong Excel có nhiều cách dùng rất hữu ích. Một trong số đó là copy chiều rộng của cột. Khi copy dữ liệu sang cột mới, độ rộng của cột sẽ không tự động điều chỉnh phù hợp với độ dài của dữ liệu. Tuy nhiên, khi paste bạn chỉ cần thực hiện như sau là có thể copy chiều rộng của cột gốc sang cột mới.

Bước 1: Bôi đen cột cần sao chép và ấn Ctrl + C để sao chép.

Bước 2: Chọn một ô trong cột cần dán dữ liệu .

Bước 3: Trên tab Home, chọn mục Paste và chọn Keep Source Column Widths có biểu tượng như hình dưới. Lúc này, Excel sẽ sao chép dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mới.

3. Hoán đổi cột thành hàng

Với tính năng Paste trong excel, bạn có thể dễ dàng hoán đổi cột với nội dung có sẵn thành hàng. Trước tiên, bạn hãy bôi đen và sao chép (Ctrl + C) cột chứa các ô cần chuyển thành hàng.

Sau đó, tại trang tính mới, chọn ô đầu tiên. Trên thẻ Home, chọn mục Paste và chọn Transpose có biểu tượng như hình dưới.

Thao tác này dán cột ban đầu vào bảng mới dưới dạng một hàng như hình dưới đây.

4. Sao chép định dạng

Tính năng Paste trong Excel cũng hỗ trợ sao chép định dạng. Dưới dây là cách sử dụng:

Bước 1: Chọn ô có chứa định dạng bạn muốn sao chép và ấn Ctrl + C. Ví dụ này sử dụng ô có nội dung “Chỉ tiêu”.

Bước 2: Bôi đen ô tính hay cột, dòng bạn muốn định dạng.

Bước 3: Trên thẻ Home, chọn mục Paste và chọn Formatting có biểu tượng như hình dưới. Như vậy ta đã hoàn thành định dạng cho cột “Năm N-1” giống với định dạng của “Chỉ tiêu”.

5. Sao chép định dạng biểu đồ

Khi phải vẽ nhiều biểu đồ, bạn có thể mất nhiều thời gian để định dạng cho từng biểu đồ nếu không biết đến tính năng này. Tương tự như sao chép định dạng văn bản ở trên, bạn đọc thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn sao chép và ấn Ctrl + C.

Bước 2: Chọn biểu đồ cần định dạng. Trên thẻ Home, chọn mục Paste rồi chọn Paste Special. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn. Bạn chọn Formats và ấn OK.

Kết quả hoàn thành như sau:

6. Sao chép Data Validation

Tính năng này cũng được thực hiện thông qua Paste Special. Bạn đọc thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô có chứa rule Data Validation và ấn Ctrl + C.

Bước 2: Chọn ô tính để dán dữ liệu.

Bước 3: Trên thẻ Home, chọn mục Paste rồi chọn Paste Special. Tại cửa sổ Paste Special, chọn Validation rồi ấn OK.

7. Bỏ qua các ô có giá trị trống

Tính năng này thực hiện theo nguyên tắc: khi bạn sao chép dữ liệu từ một dãy dữ liệu có chứa các ô trống sang một dãy dữ liệu khác (cột mục tiêu), thì Excel sẽ chỉ sao chép các ô có giá trị sang cột mục tiêu, còn tại các ô tương ứng với vị trí ô trống ở cột mục tiêu vẫn giữ nguyên giá trị như cột mục tiêu. Để thực hiện bạn làm như sau:

Bước 1: Chọn dãy dữ liệu gốc và ấn Ctrl + C.

Bước 2: Chọn cột dữ liệu mục tiêu.

Bước 3: Trên thẻ Home, chọn mục Paste rồi chọn Paste Special.

Bước 4: Tích vào lựa chọn Values và Skip Blanks, ấn OK.

Kết quả hiển thị như sau:

8. Xóa định dạng văn bản trên Web

Khi sao chép văn bản từ Web, có thể Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Để sao chép và xóa định dạng đó, thực hiện như sau:

Bước 1: Sao chép đoạn văn bản.

Bước 2: Chọn ô cần dán đoạn văn bản và ấn Ctrl +V.

Bước 3: Chọn Match Destination Formatting từ menu dạng drop-down.

9. Paste quy chiếu

Thông thường, ta có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng, ví dụ như =D1. Khi cần quy chiếu nhiều ô, ta sử dụng Paste Link. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn dãy cần quy chiếu rồi ấn Ctrl + C.

Bước 2: Chọn ô mục tiêu cần dán. Trên thẻ Home, chọn mục Paste rồi chọn Paste Link có biểu tượng như hình dưới.

10. Sao chép kết quả từ công thức

Chắc hẳn khi làm việc với Excel, bạn đã từng muốn sao chép kết quả nhưng khi bạn dán kết quả, công thức sẽ tự động cập nhật sang ô mà bạn đã dán nó vào. Bạn có thể thực hiện như sau để tránh trường hợp này:

Bước 1: Chọn ô hoặc dãy dữ liệu bạn cần sao chép. Nhấn chuột phải vào bất kỳ ô nào và chọn Copy.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô đầu tiên trong cột bạn muốn dán dữ liệu vào. Sau đó chọn Values có biểu tượng như hình dưới. Như vậy Excel sẽ chỉ sao chép giá trị chứ không sao chép cả công thức.

11. Tránh sao chép các ô ẩn

Khi bạn ẩn 1 vài ô trong dãy dữ liệu, nếu sao chép thông thường thì các ô ẩn này vẫn sẽ hiển thị tại cột dữ liệu mới. Nếu chỉ muốn sao chép và dán các ô được hiển thị, bạn làm như sau:

Bước 1: Chọn các ô cần sao chép.

Bước 2: Trong tab Home, chọn Find & Select, rồi chọn Go To Special từ danh sách xổ xuống.

Bước 3: Trong cửa sổ Go To Special, chọn ô Visible cells only, rồi ấn OK.

Bây giờ bạn hãy thực hiện thao tác sao chép và dán như thông thường để thấy được kết quả.

12. Sao chép công thức mà không thay đổi tham chiếu

Khi bạn muốn sao chép các ô mà vẫn giữ những công thức trong đó, không thay đổi tham chiếu theo vị trí ô bạn dán vào thì hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn các ô cần sao chép. Trên tab Home, nhấp vào biểu tượng Find & Select và chọn Replace.

Bước 2: Trong cửa sổ Find and Replace:

+ Mục Find what: nhập “=”.

+ Mục Replace with: nhập “#”.

Sau đó chọn Replace All, rồi ấn Close để hoàn tất.

Làm như vậy để thay thế công thức thành văn bản với dấu # ở trước.

Bước 3: Sao chép lại các ô này và dán vào ô bạn muốn.

Bước 4: Bôi đen tất cả các ô trong cả hai cột. Giữ phím Shift và bôi đen các ô trong cột Năm N-1. Sau đó giữ phím Ctrl và bôi đen các ô trong cột đã dán (cột F).

Bước 5: Trên tab Home, nhấp vào biểu tượng Find & Select và chọn Replace. Trong cửa sổ Find and Replace:

+ Mục Find what: nhập “#”.

+ Mục Replace with: nhập “=”.

Sau đó chọn Replace All, rồi ấn Close để hoàn tất.

Khi việc thay thế hoàn thành, cả hai cột sẽ chứa những công thức giống nhau mà không làm thay đổi tham chiếu.

13. Dán cùng công thức vào nhiều ô trong phạm vi

Khi bạn đã nhập công thức cho ô đầu tiên và các ô sau có cách tính tương tự thì bạn có thể làm như sau để sao chép công thức cho các ô còn lại. Khi sao chép xuống các ô khác, excel sẽ tự động cập nhật tham chiếu ô tương ứng với công thức.

Bạn hãy ấn chọn ô chứa công thức, di chuyển chuột xuống bên dưới, phía phải đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng.

Sau đó kéo xuống đến ô cuối cùng cần dán công thức. Lúc này, công thức sẽ được dán cho các ô phía dưới.

14. Sao chép bằng cách sử dụng thao tác kéo và thả

Một cách khác để sao chép và dán các ô, cột, hàng trong Excel là kéo và thả chúng trên trang tính. Trước tiên, bạn hãy bôi đen một nhóm các ô. Sau đó di chuyển con trỏ chuột lên cạnh của các ô đã chọn đến khi xuất hiện hình dấu mũi tên 4 chiều.

Sau đó bạn kéo các ô này đến vị trí mong muốn và thả chuột ra.

15. Sao chép từ ô phía trên

Bạn có thể sao chép dữ liệu từ ô bên trên một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua lệnh Ctrl + D. Bạn thực hiện như sau: đặt con trỏ chuột tại ô tính bên dưới, nhấn Ctrl + D. Lúc này, dữ liệu ở ô tính bên trên sẽ được sao chép và dán xuống ô bên dưới.

16. Sao chép từ ô bên trái

Để sao chép dữ liệu từ ô bên trái sang ô bên phải một cách nhhanh chóng, bạn chỉ cần đặt con trỏ tại ô bên phải và nhấn Ctrl + R.

17. Sao chép toàn bộ trang tính

Để sao chép toàn bộ trang tính, cách làm đơn giản nhất như sau:

Nhấn giữ phím Ctrl, đồng thời nhấn chuột trái vào Sheet hiện tại và kéo nó sang trái hoặc sang phải. Sau đó nhả chuột ra, bạn sẽ có được 1 trang tính mới giống với trang tính cũ.

18. Lặp lại các giá trị đã điền

Khi bạn muốn lặp lại hàng loạt các ô đã điền ở trên, bạn có thể tham khảo cách làm nhanh chóng sau thay vì sao chép từng ô một:

Bước 1: Chọn các ô có dữ liệu cần sao chép.

Bước 2: Nhấn giữ phím Ctrl, nhấn chuột trái vào góc dưới, bên phải của ô cuối cùng và kéo xuống số lượng ô mà bạn muốn lặp lại.

19. Thêm cột hoặc hàng trống

Mẹo để thêm cột hoặc hàng trống nhanh trong excel như sau:

Bước 1: Chọn 1 hàng hoặc cột trong bảng tính.

Bước 2: Tại góc dưới, bên phải của vùng chọn, khi xuất hiện dấu cộng, nhấn chuột trái đồng thời nhấn phím Shift và kéo xuống số lượng hàng trống mà bạn muốn thêm (hoặc sang phải nếu bạn muốn thêm cột). Lưu ý: thả chuột trước khi nhả phím Shift.

20. Dán một ô đơn nhiều lần

Để sao chép và dán 1 ô sang nhiều ô tính, bạn làm như sau: sao chép ô chứa dữ liệu, chọn vùng bạn muốn dán, sau đó ấn Ctrl + V để dán.

Trên đây là toàn bộ 20 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel. Các mẹo này rất hữu ích cho người dùng Excel. Mời bạn đọc tham khảo và áp dụng. Chúc các bạn thành công.

38 phím tắt đơn giản cực hữu ích trong excel